Warum moderne RfQ-Software Ihren Profit steigert

Seit dem Ausbruch der Covid-Pandemie ist die Elektronikindustrie schwer von Störungen in der Lieferkette betroffen. Während sich die Chipkrise zu entspannen scheint, sorgen die globale geopolitische Lage und die drohende wirtschaftliche Rezession für große Unsicherheit auf der Nachfrageseite. 

Kein Wunder, dass sich viele Unternehmen derzeit auf Kosteneinsparungen konzentrieren. Wir glauben jedoch, dass es jetzt mehr denn je an der Zeit ist, in moderne Request-for-Quotation (RfQ)-Software zu investieren. Warum, beantworten wir in den folgenden Abschnitten.

Moderne RfQ-Software

Für jede Art von Hersteller ist die Angebotserstellung einer der wichtigsten Geschäftsprozesse. Einkauf, Fertigung und Logistik können wie ein Schweizer Uhrwerk arbeiten, aber wenn Kunden nicht mit einem schnellen, hochwertigen Angebot überzeugt werden können, wird kein Umsatz gemacht. Der erste Eindruck zählt.

Besonders aufwendig ist die Angebotserstellung für Elektronikhersteller (engl. Electronics Manufacturing Services, kurz EMS), da der Großteil der Materialbeschaffung auf Projektebene erfolgt. Die Materialkosten machen hier oft mehr als 70 % der Kosten einer elektronischen Baugruppe aus. Eine unüberlegte Materialkalkulation in der Angebotserstellung wäre hier also der schnellste Weg zu unrentablen Projekten.

Eine moderne RfQ-Software für EMS-Anbieter sollte folgendes kombinieren, um den aufwendigen Prozess zu erleichtern und die Trefferquote zu steigern:

• End-to-End-Funktionen – von Bearbeitung der Stückliste bis Erstellung des endgültigen Angebots, alles in einem einzigen Tool möglich;

• Intuitiv für Benutzer – jeder im Unternehmen, ob Experte oder Neuling, kann sich am Prozess beteiligen und neue Mitarbeiter werden in kürzester Zeit eingearbeitet;

• Beschaffungsmotor – Händler und Hersteller elektronischer und mechanischer Teile sind mit automatischen Schnittstellen (APIs) oder Portalen verbunden, um Preise und Verfügbarkeiten direkt in der Software abrufbar zu machen;

• Intelligentes Design – ein digitaler Zwilling des herzustellenden Produkts kann angelegt werden, mit dem sich Fehler und Risiken frühzeitig erkennen sowie Änderungen und Alternativen vorschlagen lassen;

• Fertigungsanalyse – potentielle Risiken bei der Herstellung der Leiterplatte oder der Baugruppe werden aufgedeckt;

• Kollaborationsebene – die Beteiligten im Unternehmen werden miteinander verbunden und Kunden und Lieferanten erhalten eine Schnittstelle für den gegenseitigen Austausch, um die Interaktionsgeschwindigkeit zu erhöhen und die Fehlerquote manueller E-Mail-Prozesse zu verringern;

• Flexible Integrationen – die Software vereint alle Daten vom Lager (z.B. ERP: Enterprise Resource Planning) bis zur Produktion (z.B. MES: Manufacturing Execution System), was eine bessere Entscheidungsfindung ermöglicht.

Welche Chancen ein moderner RfQ-Prozess birgt

Zusammen mit unseren über 70 EMS-Kunden haben wir fünf Vorteile ermittelt, die sie seit der Einführung einer modernen RfQ-Softwarelösung beobachten konnten:

1️. Zeitersparnis für Fachkräfte

Durch die Automatisierung vieler manueller Aufgaben und die Vermeidung von Fehlern kann der Bedarf an Fachkräften erheblich reduziert werden. Dies bewegt sich von bis zu 90 % weniger Arbeitsaufwand für die Prüfung von Stücklisten bis hin zur Suche nach Preisen in zahlreichen Webshops.

2️. Schnellere Durchlaufzeit

Indem der Beschaffunsprozess optimiert wird, können einige Engpassprozesse, wie das Warten auf manuelle Angebote von Lieferanten, umgangen werden. Außerdem wird die interne Koordination zum Kinderspiel, da alle Beteiligten an einem einzigen Ort (ein Projekt in einer Software, wo alle Teilprozesse abgebildet sind und stets der aktuellst Stand für alle verfügbar ist) zusammenarbeiten. So werden RfQ-Durchlaufzeiten deutlich kürzer als bei der Konkurrenz.

3️. Geringere Materialkosten

Jedes manuelle Preisangebot Ihres Lieferanten, das jemals eingegangen ist, wird in einer zentralen Datenbank gespeichert, zusammen mit aktuellen Daten aus verschiedenen APIs Ihrer Zulieferer und Händler. Diese Aggregation von Stücklisten und die Optimierung von Preisunterschieden ermöglicht es der RfQ-Software, automatisch immer den optimalen Lieferanten zu finden.

4️. Unrentable Projekte erkennen

Die korrekte Schätzung der Herstellungskosten ist entscheidend, um Ihr Unternehmen vor kostspieligen Fehlkalkulationen zu schützen. Mit einer genauen Kostenschätzung und einer transparenten Zuschlagskalkulation lassen sich unrentable Projekte leicht aufdecken.

5️. Mehrkosten berechnen

Durch den Einsatz moderner RfQ-Software können EMS-Anbieter ihren Kunden spezielle Dienstleistungen wie die Analyse von Stücklistenrisiken und -konformität, den Zugang zum Kundenportal oder die Prüfung der Herstellbarkeit zusätzlich in Rechnung stellen.

Direkte Auswirkungen auf Ihr Unternehmen

Umsatzsteigerung

Die meisten EMS-Unternehmen können nur rund 60 % der eingehenden RfQs mit der erforderlichen Genauigkeit beantworten, während ihre Maschinen nur zu 70 % ausgelastet sind. Dabei bleibt genug Raum für eine Produktionssteigerung mit gleichbleibenden Fixkosten.

Konkret bedeutet die Einführung einer modernen RfQ-Software:

• Dank der Verringerung des manuellen Aufwands (1️) können die Unternehmen endlich ihre Ressourcen effektiv nutzen und alle eingehenden Anfragen beantworten oder aktiv nach neuen Möglichkeiten suchen.

• Die Weitergabe eines Teils der Materialkosteneinsparungen (3️) an den Kunden kann ein Angebot noch attraktiver machen.

• Mit schnelleren Durchlaufzeiten (2️) treffen Angebote immer früher beim Kunden ein, wodurch sich die Trefferquote deutlich erhöht. 

• Darüber hinaus können die Unternehmen durch Zusatzleistungen (5️) den Kuchen weiter vergrößern.

Beispiel: Eine Erhöhung der Trefferquote von 10 % auf 15 % und der Angebote von 50 auf 70 führt zu einem Anstieg der Aufträge von 5 auf mehr als 10, wodurch die Kapazitätsreserven schnell gefüllt werden und Raum für weitere Investitionen bleibt.

Kosten senken

Sehen wir uns nun an, wie sich der Einsatz moderner RfQ-Software auf die Kosten auswirkt:

• Materialkosteneinsparungen (3️) werden greifbar für jedes einzelne Projekt und können entweder für den EMS-Anbieter intern bleiben oder teilweise mit Kunden geteilt werden. 

• Kosten können weiter gesenkt werden, indem (bei voller Maschinenauslastung) die rentabelsten Projekte ausgewählt werden oder, in jedem Fall, unrentable Projekte vermieden werden (4️). 

• Darüber hinaus kann der Fachkräftemangel bekämpft werden, indem Einsteiger schnell eingearbeitet werden und mit Software-Superkräften ausgestattet werden (1).

Beispiel: Bei Materialkosten, die 70 % der Kosten eines Elektronikprodukts ausmachen, bei dem wir nur 5 % Gewinnspanne haben, bedeutet eine Einsparung von 5 % eine Steigerung der Gewinnspanne um 66,5 %.

Vorher: 10.000 € Umsatz → 9.500 € Kosten → 6.650 € Materialkosten → 500 € Gewinn.
Nachher: 10.000 € Umsatz → 332,5 € (5 % von 6.650) Einsparungen bei den Materialkosten → 832,5 € Gewinn → +66,5 %.

Auf Profitabilität kommt es an

In schwierigen Zeiten sind alle Augen auf die Profitabilität gerichtet. Ein gestraffter RfQ-Prozess ist DAS Tor zu einem profitableren EMS-Geschäft.

Bei durchschnittlichen Gewinnspannen von 5-10 % können sich die oben genannten Effekte zu einer Steigerung des Nettoprofit eines EMS-Anbiters um 100 % summieren.

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